Come ogni azienda esistente, anche la banca ha necessità di organizzarsi al suo inter-no in diversi reparti che operino nelle diverse fasi della gestione bancaria. Gerarchi-camente troviamo la direzione generale, il comitato di direzione, l’ufficio del perso-nale, la segreteria generale, il reparto archivi, l’ufficio adempimenti legislativi, l’ufficio ispettorato, l’ufficio legale e contenzioso, l’ufficio studi e organizzazione, l’ufficio supporto utenti, l’ufficio risk governance, ufficio controllo rischi, l’ufficio tecnico ed infine il reparto spedizioni.

COMITATO DI DIREZIONE
Attraverso quest’organo il Direttore Generale diffonde le direttive e le politiche delle Banche decise dal Consiglio di Amministrazione, dettandone le responsabilità ed i tempi di attrazione. Stabilisce i criteri per la Stesura del budget, verifica il risultato di gestione e l’andamento rispetto al budget. Il comitato si riunisce periodicamente all’occorrenza.

UFFICIO DEL PERSONALE
E’ l’Ufficio che gestisce le risorse umane. Si occupa della definizione degli organici assegnando ai vari uffici il personale necessario; provvede a tutte le incombenze rela-tive al calcolo delle retribuzioni, al loro pagamento, al versamento dei contributi e di tutto quanto dovuto al personale. Si occupa, collaborando con il Direttore Generale, delle relazioni con le organizzazioni sindacali e delle trattative per il rinnovo dei con-tratti di lavoro. Ufficializza le assunzioni del personale che la banca ha deliberato, propone provvedimenti di carriera come promozioni e ricompense, effettua trasferi-menti del personale e scrive provvedimenti disciplinari. Si occupa inoltre della for-mazione dei dipendenti tramite i corsi di aggiornamento e di formazione per aumen-tare le competenze tecniche del personale. Cura infine tutte le pratiche amministrative relative al personale dipendente.

LA SEGRETERIA GENERALE
E’ un importante servizio di supporto che svolge molteplici funzioni. È in primis la segreteria degli organi statutari; cura la convocazione dalle assemblee degli organi statutari, la conservazione dei documenti e le procedure necessarie in sede di nomina dei membri degli organi. Cura i rapporti con gli azionisti, la camera di commercio, la Consob ed in particolare con la Banca d’Italia per le molteplici incombenze previste (es: modifica dello Statuto l’apertura di sportelli, compravendita immobiliare etc..). Intrattiene anche rapporti con gli Enti territoriali, con i media, con l’autorità giudizia-ria e con gli organi di Polizia. Esegue la pubblicazione dello Statuto e del bilancio annuale della Banca. Provvede inoltre al protocollo e allo smistamento della corri-spondenza in arrivo (apertura corriere).

REPARTO ARCHIVI
È l’ufficio responsabile della gestione e conservazione dei documenti provenienti dai vari uffici della Banca, dopo averli classificati e distribuiti. Oltre che i documenti ed i fascicoli il Reparto Archivi conserva anche la raccolta della Gazzetta Ufficiale. For-nisce documenti, fascicoli, copie di delibere e provvedimenti agli uffici e dipendenze che ne facciano richiesta.

UFFICIO ADEMPIMENTI LEGISLATIVI
L’Ufficio Adempimenti Legislativi è incaricato di gestire:
• l’applicazione delle norme sulla Trasparenza Bancaria in tutti i comparti della Banca;
• Le richieste di informazioni per gli avvenimenti fiscali e penali effettuate dalle au-torità;
• Le norme antiusura e la loro applicazione;
• Quanto stabilito in materia di Trattamento dei Dati Personali;
• Le segnalazioni ricevute da pare delle Dipendenze per quanto riguarda eventuali operazioni sospette (da sottoporre, se necessario dopo aver approfondito gli accer-tamenti, all’Ufficio Italiano cambi);
• L’Archivio unico informatico.

UFFICIO ISPETTORATO
Il servizio ha la funzione di assicurare l’attività di revisione interna, attraverso un’attività indipendente, obiettiva e continuativa. L’attività si propone di verificare che le linee guida dell’attività della Banca definita dagli organi e dalla Direzione Ge-nerale, siano poste in essere nei tempi e nei modi previsti. Un altro obiettivo dell’Ufficio è quello di migliorare l’efficacia e l’efficienza dell’organizzazione attra-verso le funzioni ispettive. Il compito degli ispettori e degli auditor è molto delicato in quanto vengono a conoscenza di fatti, informazioni e documenti riservati che sono necessari per lo svolgimento dell’attività. L’ufficio offerta controlli sull’attività svolta dai vari uffici in particolare delle filiali e Agenzie per accettare che tutte le attività siano svolte secondo le disposizioni emanate dalla Direzione Generale e Secondo le norme di legge in vigore. I controlli sono anche di natura contabile e riguardano inol-tre il processo di concessione di affidamenti alla clientela. L’ufficio effettua anche, quando necessario, attività di indagine nei confronti dei dipendenti, finalizzata all’accentramento dei fatti e delle responsabilità che possono arrecare (o hanno arre-cato) danno economico o cattiva reputazione alla Banca.

UFFICIO LEGALE E CONTENZIOSO
Sono uffici che svolgono un’attività di consulenza a favore degli altri uffici della Banca su problemi di natura legale e relativi ai crediti a sofferenza o in contenzioso. L’ufficio legale, oltre che esprimere pareri, si occupa di:
• pratiche di smarrimento degli assegni e dei titoli di credito;
• pratiche di successione fino allo svincolo delle somme agli eredi;
• pratiche relative ai fallimenti ove la banca è creditrice;
• assistere a collaborare con gli avvocati nelle udienze presso i tribunali;
• collaborare nella stesura di documenti, moduli.
L’ufficio contenzioso si occupa della gestione delle pratiche problematiche al fine del recupero parziale o totale del credito della Banca nei confronti della clientela insol-vente. Fa una previsione su base annua dei crediti da passare a perdita e fa il resocon-to dei crediti recuperati.

UFFICIO STUDI E ORGANIZZAZIONE
Si occupa dell’organizzazione dell’Istituto, studia nuove soluzioni ed innovazioni tec-nologiche per il miglioramento dei servizi, degli uffici, delle procedure operative per rendere più efficace ed efficiente la Banca. Sviluppa inoltre, se ritenuti validi, i sug-gerimenti e le proposte dei vari uffici, finalizzati al miglioramento organizzativo e operativo della Banca. Sviluppa, aggiorna ed implementa la modulistica aziendale al-la luce delle nuove esigenze e delle nuove normative, svolge inoltre studi, ricerche e indagini su tutti gli argomenti connessi con l’attività bancaria. In molti istituti l’ufficio organizzazione gestisce la sicurezza, le abilitazioni alle procedure, i profili di accesso degli utenti (password).

UFFICIO SUPPORTO UTENTI
Si occupa di tutto ciò che ho attinenza con l’informatica, cioè la gestione delle proce-dure informatiche compresa l’assistenza agli hardware e software delle varie funzio-ni, uffici e dipendenze. Cura anche la gestione del sistema informativo interno (pro-cedure interne) ed esterno (internet ed home banking). Pianifica l’attività di acquisto di hardware e software.

UFFICIO RISK GOVERNANCE
Svolge le attività necessarie per l’identificazione, la valutazione, il controllo e la ge-stione dei rischi. I rischi potrebbero tradursi nel tempo in danno economico o di repu-tazione della banca. Tiene sotto controllo tutte le tipologie di rischio in modo che o-gni tipologia non superi il limite stabilito dalla Direzione e segnala ad essa l’andamento ed il superamento (eventuale) dei limiti di rischio. Segue con attenzione i rischi di mercato; vigila che l’assunzione di rischi sia conforme alle leggi ed ai rego-lamenti in modo da non incorrere in sanzioni amministrative e penali da parte degli organi preposti al controllo dell’attività delle Banche.

UFFICIO CONTROLLO RISCHI
L’ufficio controllo rischi garantisce che il livello dei rischi (di credito e di mercato) assunti dalla Banca siano compatibili con la struttura economica e patrimoniale della Banca e che siano in linea con le direttive ed i principi della Banca. Il controllo rischi vigila sulla clientela e sui rapporti che la Banca instaura con essa. Segnala inoltre a-gli uffici competenti quelle pratiche o quelle situazioni che ritiene a rischio e per le quali si ritiene di prendere dei provvedimenti o di monitorare. Propone anche all’ufficio legale e contenzioso il passaggio delle pratiche a sofferenza e segnala a-nomalie emerse nell’esercizio della propria attività all’ufficio Ispettorato e Internal Auditing.

UFFICIO TECNICO
L’ufficio tecnico cura la gestione del patrimonio immobiliare della Banca, il suo uti-lizzo e la sua valorizzazione. Esprime il suo parere in ordine all’acquisto, la vendita, la ristrutturazione ed assicura che siano applicate le norme antinfortunistiche, di igie-ne e di sicurezza sul lavoro. È responsabile anche della gestione degli arredi, degli automezzi, delle attrezzature non che della pulizia dei locali! L’ufficio economico si occupa della modulistica, della cancelleria e del materiale utilizzato per lo svolgimen-to dell’attività bancaria; gestisce le scorte e le richieste di materiale da parte dei vari uffici. L’ufficio Tecnico ed Economato tiene; rapporti con fornitori ed effettua gli ac-quisti necessari.

REPARTO SPEDIZIONI
Gestisce tutta la corrispondenza in partenza, provvedendo all’imbustamento, smista-mento e consegna ai vettori.